Les 15 secrets des gens qui réussissent leur gestion du temps par Kevin E. Kruse

La vie actuelle est pleine de voleurs du temps. Qu’il s’agisse de votre téléphone qui ronronne dans votre poche avec le plus récent tweet, d’un associé qui vous dérange au milieu d’une entreprise importante ou de l’explosion quotidienne de messages, votre temps vous est toujours volé, petite à petite et tout le temps. De plus, lorsque vous avez perdu ce temps, vous ne pouvez plus jamais le rattraper.

Pour rester concentré et mettre de côté quelques minutes que ces voleurs n’auront pas, vous devez garder quelques « pièges » à votre disposition.

Le temps est votre ressource la plus importante, ne le gaspillez pas

Aimeriez-vous pouvoir disposer d’une heure supplémentaire dans la journée pour lire, faire de l’exercice ou passer du temps avec vos proches ? En fait, vous pouvez l’avoir et il n’y a pas besoin d’enchantement pour cela !

Par-dessus tout, vous devez vous rendre compte à quel point votre temps est précieux.

C’est la raison pour laquelle le premier mystère du temps est qu’il représente votre ressource la plus importante et que, quand il est perdu, vous ne pouvez jamais le récupérer. Une méthode décente pour filtrer ce bien précieux est de le compartimenter.

Par exemple, il y a 1 440 minutes sur une journée, chacune d’entre elles devant être admirablement vécues.

Pour s’aider lui-même à se souvenir de cette réalité, l’auteur a épinglé une pancarte « 1 440 » sur l’entrée de son bureau. Cela l’aide à se souvenir du peu de temps dont il dispose chaque jour.

Quoi qu’il en soit, pourquoi se contenter des minutes ? Pourquoi ne pas considérer les 86 400 secondes qu’une jour offre constamment ? Tout bien considéré, il y a un paquet de tâches quotidiennes que vous pouvez vraiment faire en un instant, comme faire 30 pompes, lire une poème ou arroser une plante. Cette réalité rend les minutes essentielles à l’observation de votre temps.

OK, puisque vous reconnaissez l’importance du temps, c’est une excellente occasion de commencer à l’organiser. C’est ici qu’intervient le deuxième mystère : décider et organiser votre mission la plus importante, ou votre « MIT ». C’est la chose unique qui aura le plus grand effet sur votre vie ou votre travail.

Il suffit de prendre comme exemple Thérèse Macan, éducatrice à l’Université du Missouri-St Louis. Elle a constaté que la capacité de distinguer les besoins est l’un des plus importants déterminants de la rentabilité. Il est donc fondamental d’identifier un MIT pour les cadres.

Par exemple, si un cadre supérieur définit un objectif de création d’une autre application, son MIT peut être de recruter un autre développeur. La recherche a démontré qu’avoir un MIT au jour le jour, quel qu’il soit, engendre une focalisation améliorée et une joie du travail bien fait.

Précisez un agenda quotidien pour faire plus tout en vous concentrant moins

Des tas d’individus sont accablés par un planning impossible pour la journée. Enquêtez sur les vôtres. Quel est le nombre de missions en attente depuis longtemps, vous inquiétant inutilement ?

Vous n’avez probablement pas moins de deux ou trois missions de ce genre, et l’approche la plus idéale pour les gérer est de déterminer un horaire convenable. Voici le troisième mystère : abandonnez votre planning pour la journée et précisez votre emploi du temps pour alléger votre journée.

La recherche a découvert qu’environ 41 pour cent des choses sur le planning ne seront jamais terminée à temps. L’une des raisons de ce chiffre étonnant est que les tâches ne sont généralement pas accompagnées d’une note indiquant dans quel timing il faudra les terminer. Par conséquent, les tâches qui sont gênantes ou moins importantes sont laissées en suspens.

Ce ne sera probablement pas un tel problème, à l’exception de la façon dont les tâches incomplètes de votre planning pour la journée vont certainement créer beaucoup de pression qui pourrait tout simplement être esquivée. En vérité, les spécialistes de l’Université de l’État de Floride ont constaté que vous pouvez maintenir à une distance stratégique cette préoccupation en concoctant un arrangement pour « terminer la course à temps ».

L’athlète olympique Shannon Miller offre un véritable exemple. Elle sait investir de l’énergie avec sa famille, terminer ses études, se préparer pour les Jeux olympiques et, malgré la pression médiatique, en planifiant en plus du temps pour des projets importants.

Ce système est connu sous le nom de « blocage du temps » ou de « boxe du temps » et tout ce qu’il requiert est de respecter un horaire point par point. Ainsi, Miller s’est contrainte d’organiser des missions qui la rapprochaient de son objectif et elle tient un emploi du temps pratiquement minute par minute.

Quoi qu’il en soit, certains engagements de votre emploi du temps ne pourront pas être réalisées. Au moment où cela se produit, plutôt que de les laisser en suspension, reprogrammez-les dans la même journée. Ou celle du lendemain.

Retardez les choses et tolérez que vous ne pouvez pas tout faire

Tout le monde l’a déjà vécu : une date d’échéance importante approche à grands pas et, plutôt que de vous activer, vous êtes planté devant un écran – en regardant sur Facebook, en envoyant un message à un ami ou en regardant votre série préférée. La procrastination peut devenir extrême, mais, heureusement, il existe des techniques pour finaliser les choses.

C’est là qu’entre en jeu le quatrième mystère : retarder les choses ou les écarter en se projetant dans l’avenir.

Tout bien considéré, on ne décroche pas parce qu’on est paresseux, mais parce qu’on n’a pas assez d’inspiration. S’imaginer soi-même, plus tard, peut résoudre ce problème et c’est aussi simple que de se poser deux questions : « Quelle joie vais-je avoir en faisant ça ? » et « Quelle angoisse vais-je ressentir si je ne le fais pas ? »

Par exemple, si vous voulez faire de l’exercice tous les jours et que vous n’y arrivez pas, imaginez simplement d’avoir un énorme estomac et de vous sentir excessivement lent. Une telle routine psychologique vous permettra de quitter votre siège préféré et d’aller sur le tapis roulant.

En attendant, dire la vérité sur les activités que votre « futur vous » entreprendra peut également vous permettre d’atteindre vos objectifs. Par exemple, si vous vous rendez compte que vous risquez de grignoter de la junk food au cours d’une prochaine pause, vous pouvez vous en délivrer en jetant tous les aliments de mauvaise qualité de votre maison. Vous pourriez même aller plus loin en remplissant la maison d’aliments sains.

À partir de là, vous pouvez passer au cinquième mystère : il y aura sûrement plus à faire ET vous ne pouvez pas tout faire. De plus, vraiment, ce n’est pas si grave !

À vrai dire, il est beaucoup plus important d’organiser et de réserver les tâches que vous devez faire que de cocher toutes les choses auxquelles on peut raisonnablement s’attendre à vous voir faire.

Enregistrer vos idées dès qu’elles fusent, où que se soit

Avez-vous déjà eu une idée soudaine en faisant vos courses ou en promenant votre chiot ? Ne serait-ce pas extraordinaire si, plutôt que de stresser pour vous en souvenir plus tard, vous pouviez simplement l’écrire de suite ?

C’est la raison pour laquelle le 6ème mystère est d’avoir un bloc-notes sur vous. Tout bien considéré, l’enregistrement de vos idées vous encourage à les finaliser. Sir Richard Branson, créateur de Virgin Group, affirme qu’il n’aurait jamais monté son énorme d’affaire sans son fidèle bloc-notes.

Il était tellement obnubilé par l’enregistrement de ses pensées qu’une fois, lorsqu’il a une idée d’affaires et qu’il n’avait pas de journal, il a inscrit l’idée dans son visa ! Pour lui, si une pensée n’est pas enregistrée, elle peut être perdue jusqu’à la fin des temps.

Prendre des notes à la main aide aussi votre mémoire. Par exemple, les thérapeutes Pam Mueller et Daniel Oppenheimer ont constaté que les intervenants qui composaient leurs notes à la main dans le cadre d’un TED étaient mieux préparées que ceux qui prenaient des notes sur leur ordinateur.

Il est essentiel d’enregistrer vos idées – tout comme il est essentiel de garder le pouvoir sur votre emploi du temps, qui est l’endroit où le septième mystère apparaît. Il dit que vous devriez vous abstenir de consulter vos courriels à maintes reprises.

En vérité, en dépit des idées reçues, vérifier sa boîte mail continuellement est inefficace. Ce besoin crée une dépendance, et l’on commence à le vérifier de plus en plus fréquemment, un nouveau message engendrant une montée de la dopamine. De toute évidence, cela vous coûte du temps et empiète sur vos intérêts fondamentaux.

Une méthode décente pour vous détacher de votre e-mail est d’utiliser un programme comme unroll.me qui va faire le ménage dans votre messagerie. Vous pouvez également utiliser le framework 321-Zéro qui vous limite à trois courriels par jour, tout en vous efforçant de faire en sorte que votre boîte de réception se gère en seulement 21 minutes.

Ne cédez pas à la « réunionite » et sachez dire « non »

Dans l’éventualité où vous auriez un travail de bureau, vous réalisez à quel point les réunions peuvent être épuisantes. Pourtant, ce n’est pas, de toute évidence, le seul problème que posent les réunions. Le huitième mystère, c’est que la plupart des meetings sont inutiles et qu’il suffit de les programmer seulement si tout le reste échoue.

En effet, une enquête effectuée en 2015 a révélée que 35 % des personnes pensaient que les réunions hebdomadaires étaient un exercice futile, pour ces deux raisons essentielles.

Tout d’abord, conformément à la loi de Parkinson sur les détails, ces réunions des membres perdent en général beaucoup de temps sur des questions immatérielles surtout s’il n’y a pas d’horaires bien définis. Deuxièmement, en règle générale, les personnes expansives trustent la parole, ce qui rend les autres moins enclins à y participer. Par la suite, des données importantes ne seront probablement pas partagées à cause de cela.

Cela étant dit, dans l’éventualité où vous devez absolument tenir une réunion, mettez en place un meeting de haute qualité plutôt qu’une simple table ronde. Cela peut paraître étrange, mais les analystes de l’Université de Washington ont constaté que les réunions au sein desquelles les membres se réunissent débouchent sur une meilleure coopération, plus d’engagement et une pensée critique progressivement viable.

La PDG de Yahoo, Marissa Mayer, offre un autre bon conseil : en réservant des réunions de cinq ou dix minutes, elle est prête à en avoir jusqu’à 70 par semaine. Dans l’éventualité où elle s’en tiendrait au standard de 30 minutes, elle ne pourrait jamais avoir la capacité d’y arriver.

En fin de compte, le contrôle de la planification des réunions empêchera les gens de vous faire perdre votre temps. C’est la clé puisque beaucoup de personnes viennent vous voir continuellement pour des choses inutiles, une réalité qui s’accorde agréablement avec le neuvième mystère : accomplir vos objectifs plus rapidement en disant non aux choses en général.

Tout bien considéré, chaque fois que vous dites oui à quelque chose, vous dites non à quelque chose d’autre. La rameuse olympique Sara Hendershot est un véritable modèle. C’est une professionnelle pour dire non aux sollicitations sociales. Cela lui a permis de se concentrer sur son entraînement jusqu’aux Jeux olympiques de 2012 à Rio, où elle a satisfait à toutes les exigences de la finale.

En règle générale, les gens qui savent dire non aux sollicitations intempestives sont plus joyeux et ont plus de vitalité.

La règle des 80/20

À ce stade, vous réalisez qu’il est fondamental d’investir votre énergie restreinte dans des actions qui auront le meilleur effet. Le dixième mystère peut vous permettre de le faire. Il dit qu’en appliquant le principe de Pareto, vous pouvez élaborer des actions faciles pour progresser.

Dans les années 1890, le sociologue et économiste italien Vilfredo Pareto a découvert que 20 % des plans petits pois de sa pépinière créaient 80 % de sa récolte finale. Il a extrapolé cette règle 80/20 dans une règle générale qui porte son nom et peut être exploitée dans beaucoup de domaines.

Par exemple, en appliquant le principe 80/20 à vos représentants, vous pouvez en déduire que 20 % d’entre eux vous procurent 80 % des ventes… Donc la plupart de vos vendeurs peuvent être licenciés puisqu’ils sont vos moins bons. A partir de là, vous pourrez vous concentrer sur le reste des 20% en leur donnant des récompenses et des aides plus importantes. Le produit final sera probablement une amélioration générale des ventes.

D’un autre côté, vous pourriez utiliser la règle des 80/20 dans votre propre vie en décomposant les engagements que vous prenez une semaine après l’autre, en distinguant ceux qui ont le meilleur effet.

Cela étant dit, vous pouvez également faire plus en évaluant fondamentalement les missions qui vous sont confiées. Le onzième mystère est destiné à vous permettre de le faire. Il dit que l’utilisation de vos aptitudes et l’attribution du travail augmenteront votre rentabilité.

Il suffit de prendre une enquête de 2013 distribuée dans le Harvard Business Review par les éducateurs Julian Birkinshaw et Jordan Cohen. Il a constaté que 43 % des travailleurs étaient insatisfaits des tâches qu’ils font.

En préparant essentiellement les représentants à ralentir et à se poser quelques questions, les créateurs de l’enquête ont eu la capacité de définir les choses importantes.

La première question qu’ils se posaient était : « Quelle est l’importance de cette tâche pour l’entreprise ? » « Y a-t-il quelqu’un d’autre qui peut la finaliser ? » Et enfin, « Comment cette tâche pourrait-elle être finalisée au cas où j’aurais la moitié du temps à y consacrer ? »

Fractionnez votre agenda en courtes tâches à faire immédiatement

Au cours d’une journée typique de travail, avez-vous déjà été confronté à des problèmes de concentration ? Un peu d’orientation peut permettre d’y échapper. C’est le douzième mystère, qui dit que le fait de rassembler votre travail en thèmes répétitifs chaque semaine vous facilitera le travail.

Un modèle extraordinaire provient de Jack Dorsey, co-créateur de Twitter et de Square. Il dit que la clé de la gestion de ses deux organisations était d’avoir un sujet pour chaque jour. Par exemple, le lundi, il se concentrait sur les cadres, le mercredi s’engageait à faire de la promotion et le dimanche était consacré à la réflexion, à la critique et à la technique pour la semaine suivante.

Prenez aussi Dan Sullivan. Il prescrit des thèmes chaque semaine en fonction de trois types de jours pour rester centré et rester stimulé. Le type principal est réservé à des exercices cruciaux comme les tâches de développement de revenu. La deuxième sorte est connue sous le nom de journée de rattrapage, qui sert à rattraper le temps perdu par des messages, des rappels, des réunions, l’assignation d’engagements et l’exécution de tâches administratives. Enfin, une journée libre est une journée où aucun travail ne doit être terminé. Ce dernier type est organisé pour une excursion, du temps familial et du travail philanthropique.

Une autre méthode de base pour soutenir votre efficacité a à voir avec la gestion des petites tâches. C’est le treizième mystère, qui dit qu’il faut agir rapidement sur des tâches qui prendront moins de cinq minutes à accomplir et s’abstenir de revenir à une entreprise similaire encore et encore.

Considérez le fameux Nihar Suthar. Il termine immédiatement les tâches de cinq minutes, en évitant ainsi une accumulation non négligeable de choses mineure à faire que l’on oublie souvent au final et qui s’accumulent.

Augmentez votre niveau de vitalité et de concentration dès le réveil

Envisagez de vous réveiller à six heures du matin, de faire de l’exercice pendant 45 minutes, puis de prendre en famille un délicieux petit déjeuner riche en protéines. Cela peut paraître contraignant, mais le quatorzième mystère indique pourquoi c’est fondamental.

Il dit qu’un réveil matinal améliorera votre bien-être du cerveau, du corps et de l’âme. En vérité, commencer la journée par des exercices est une méthode extraordinaire pour faire déborder vos énergies imaginatives.

Prenez exemple sur le créateur du New York Times, Dan Miller, qui commence chaque jour par réfléchir pendant trente minutes, puis s’entraîne pendant 45 minutes tout en réfléchissant à ses projets. Il s’abstient de vérifier les nouvelles ou de compulser son téléphone pendant ce temps. Il arrive de plus en plus que ses idées les plus imaginatives viennent à lui au milieu de ce « temps personnel » quotidien.

À partir de ce moment, vous pouvez également développer votre vitalité et votre prospérité en prenant un petit déjeuner solide et en buvant beaucoup d’eau. C’est ce que fait le fameux Shawn Stevenson. Il croit que la vitalité est tout, c’est pourquoi il commence chaque jour par ce qu’il appelle une « douche intérieure ». Il boit essentiellement 30 onces d’eau filtrée pour amorcer sa digestion en évacuant les déchets.

En vérité, comme l’indique le quinzième mystère, la vitalité est primordiale. Le mystère, c’est que l’efficacité n’est pas une question de temps, mais de concentration et de vitalité.

C’est la raison pour laquelle Francesco Cirillo a pensé à la « Pomodoro Technique », une stratégie visant à réduire les choses amenant de la déconcentration et à augmenter la rentabilité. Sa méthodologie comprend le réglage d’une alarme de 25 minutes, l’engagement de votre concentration complète à une tâche unique pendant les 25 minutes complètes et ensuite prendre une pause de cinq minutes avant de remettre le cycle à zéro.

L’auteur Monica Leonelle a trouvé de nombreux accomplissements avec la technique du « Pomodoro », après avoir compris qu’elle n’avait même pas une heure à elle dans la journée. En utilisant la technique du Pomodoro, elle a pu maintenir une productivité énorme mais aussi un temps à elle augmentant son bien être. Avec l’aide de différentes méthodes, elle est passée de 600 mots par heure à 3.500 !

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